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Glosario para clínicas de fisioterapia

Las 71 palabras que aparecen al gestionar una clínica, de la agenda a los impuestos, explicadas en dos frases. Con el artículo de la ley cuando lo hay y el enlace a la guía que lo desarrolla.

Es un texto orientativo: confirma tu caso con tu gestoría o tu colegio profesional.

Todos los términos

Agenda y día a día

Alta
Fin de un proceso de tratamiento: el fisioterapeuta deja constancia de la fecha, el estado del paciente y las recomendaciones.
La fecha del alta importa también por ley: desde ella empieza a contar el plazo mínimo de conservación de la historia clínica.
Historia clínica y RGPD
Ausencia (no-show)
Cita a la que el paciente no se presenta sin haber avisado. La hora queda vacía y ya no se puede vender.
Conviene registrarla como ausencia y no borrar la cita: sin registro no hay tasa ni historial del paciente.
Calculadora del coste de las ausencias · Cómo reducir las ausencias
Bono de sesiones
Paquete de varias sesiones que el paciente paga por adelantado, normalmente con descuento, y va consumiendo cita a cita.
Mejora la adherencia al tratamiento y reduce las ausencias. El dinero cobrado y aún no consumido es un compromiso de la clínica, no un ingreso ya ganado.
Bonos de sesiones en fisioterapia
Box o cabina
Sala de tratamiento. Una agenda por box evita citar a dos pacientes en la misma sala a la misma hora.
Agenda por fisio y por box
Cancelación tardía
Cancelación que llega con menos antelación de la que fija la clínica, habitualmente 24 horas, y que ya no deja tiempo para llenar el hueco.
Económicamente equivale a una ausencia, por eso conviene medirla aparte.
Confirmación de cita
Respuesta del paciente al recordatorio, diciendo que acudirá o que cancela. Quien confirma falta menos, y quien cancela con tiempo libera un hueco aprovechable.
Recordatorios con confirmación en un clic
Episodio
Cada proceso asistencial dentro de la historia clínica de un paciente: un motivo de consulta con su valoración, su tratamiento y su alta.
Un mismo paciente puede tener varios episodios a lo largo de los años: un esguince, una lumbalgia, una rehabilitación tras una cirugía.
Lista de espera
Pacientes que querían una hora que no estaba libre, con sus preferencias de día y franja, para avisarles cuando se libere una cita.
Mutua o aseguradora
Entidad que paga, en todo o en parte, el tratamiento de sus asegurados. La clínica factura a la entidad y no al paciente, con las tarifas pactadas.
Facturación a mutuas
Política de cancelación
Norma de la clínica sobre con cuánta antelación hay que avisar para cancelar y qué ocurre si no se hace.
Para poder aplicarla, el paciente tiene que conocerla y aceptarla antes, y debe ser razonable.
Primera visita
Sesión inicial de valoración: anamnesis, exploración, diagnóstico de fisioterapia y plan de tratamiento. Suele ser más larga que una sesión de seguimiento.
Es la cita con más riesgo de ausencia, porque el paciente aún no tiene relación con la clínica.
Recaptación
Acciones para que vuelva un paciente que dejó de venir: un mensaje tras meses sin cita, un aviso de bono a punto de caducar.
Campañas de re-captación
Recordatorio de cita
Mensaje automático que avisa al paciente de su cita, normalmente 24 horas antes, por WhatsApp o correo.
Recordatorios por WhatsApp para fisioterapeutas
Reserva online
Página en la que el paciente elige servicio y hora entre los huecos libres de la agenda y deja la cita creada sin llamar a la clínica.
Para que funcione bien, los huecos tienen que salir de la agenda real: horario de cada profesional, festivos, bloqueos y citas ya dadas.
Reserva online en FisioNube

Facturación e impuestos

Amortización
Reparto del coste de un equipo entre los años que se va a usar, en lugar de contarlo entero como gasto el año de la compra.
Un aparato de 6.000 € que dura diez años supone 600 € de gasto al año. Los porcentajes máximos los fijan las tablas fiscales.
Cobro parcial
Pago de solo una parte de una factura. El resto queda como saldo pendiente del paciente hasta que se complete.
Cuenta de resultados
Resumen de ingresos y gastos de un periodo. La diferencia es el resultado: beneficio o pérdida.
Gastos y cuenta de resultados
Factura completa
Factura con todos los datos que exige el reglamento: número y serie, fecha, datos fiscales de quien la emite y de quien la recibe, descripción, base imponible, tipo e importe del impuesto.
También se llama factura ordinaria. La regula el Real Decreto 1619/2012.
Factura rectificativa
Factura que corrige otra ya emitida, porque tenía un error o porque la operación ha cambiado. Una factura emitida no se borra ni se modifica: se rectifica.
Lleva una serie propia e identifica la factura que corrige. Puede hacerse por sustitución o por diferencias (artículo 15 del Real Decreto 1619/2012).
Factura simplificada
Factura con menos datos que la completa, heredera del antiguo tique. En general puede emitirse cuando el importe no supera los 400 €, IVA incluido.
No necesita los datos del destinatario salvo que este los pida para deducir o justificar el gasto (artículos 4 y 7 del Real Decreto 1619/2012).
Huella encadenada
Código calculado a partir de los datos de cada registro de facturación y de la huella del registro anterior. Si se altera o se elimina una factura, la cadena se rompe y se nota.
VERI*FACTU para fisioterapeutas
IGIC e IPSI
Impuestos que sustituyen al IVA en Canarias (IGIC) y en Ceuta y Melilla (IPSI). Una clínica de esos territorios factura con ellos y no con IVA.
IVA exento sanitario
La asistencia a personas físicas por profesionales sanitarios, incluida la fisioterapia con finalidad terapéutica, está exenta de IVA (artículo 20.Uno.3.º de la Ley del IVA).
La factura debe indicar que la operación está exenta. La exención no alcanza a los servicios sin finalidad sanitaria ni a la venta de productos, que llevan su IVA.
Facturación e IVA en fisioterapia
Modelo 111
Declaración periódica de las retenciones de IRPF practicadas en nóminas y en facturas de profesionales. La presenta quien paga.
Modelo 115
Declaración periódica de las retenciones de IRPF sobre el alquiler del local, cuando el arrendador está sujeto a retención.
Modelo 130
Pago fraccionado trimestral del IRPF de los autónomos en estimación directa: se adelanta parte del impuesto sobre el rendimiento acumulado del año.
No están obligados quienes facturaron con retención al menos el 70 % de sus ingresos el año anterior, algo poco habitual en quien atiende sobre todo a particulares.
Modelo 303
Autoliquidación periódica del IVA: lo repercutido en las ventas menos lo soportado deducible en las compras.
Quien solo presta servicios exentos no suele presentarlo. Si además vende productos o presta servicios con IVA, sí. Confírmalo con tu gestoría.
Modelo 347
Declaración informativa anual de las operaciones con una misma persona o entidad que superan 3.005,06 € en el año. Se presenta en febrero.
Prorrata del IVA
Regla que limita el IVA de las compras que se puede deducir cuando se combinan actividades exentas, como la fisioterapia, con otras que llevan IVA.
Solo es deducible la parte proporcional a las operaciones con derecho a deducción.
QR de la factura
Código QR que llevan las facturas emitidas con un sistema adaptado al reglamento de facturación. Permite a quien la recibe comprobarla en la sede de la Agencia Tributaria.
Serie de facturación
Grupo de facturas con numeración correlativa propia. Dentro de cada serie no puede haber saltos ni repeticiones.
Lo habitual es tener una serie para las facturas completas, otra para las simplificadas y otra para las rectificativas, que la exigen propia.
VERI*FACTU
Sistema de emisión de facturas verificables previsto en el Real Decreto 1007/2023: el programa de facturación genera un registro inalterable de cada factura, con huella encadenada y QR, y puede remitirlo a la Agencia Tributaria.
Tras el aplazamiento aprobado a finales de 2025, la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Las fechas han cambiado varias veces: compruébalas en la sede de la Agencia Tributaria.
VERI*FACTU para fisioterapeutas

Historia clínica y protección de datos

Anonimización
Proceso que elimina de unos datos todo lo que permite identificar a la persona, de forma irreversible. Los datos anonimizados dejan de ser datos personales.
Bloqueo de datos
Conservar unos datos sin usarlos para nada, solo a disposición de jueces y administraciones, mientras dura la obligación legal de guardarlos (artículo 32 de la LOPDGDD).
Es la respuesta correcta cuando un paciente pide el borrado de una historia clínica que aún hay que conservar.
Brecha de seguridad
Incidente que provoca la pérdida, la alteración o el acceso no autorizado a datos personales. Si supone un riesgo para los afectados, hay que notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas.
Categoría especial de datos
Datos personales que el RGPD protege con más rigor, entre ellos los de salud (artículo 9). Todo lo que contiene una historia clínica entra aquí.
Comunicación comercial
Mensaje que promociona servicios: una oferta, una campaña. Por correo, SMS o WhatsApp exige el consentimiento previo del destinatario o una relación de cliente previa sobre servicios similares, y siempre una forma sencilla de darse de baja (artículo 21 de la LSSI).
Un recordatorio de cita no es comunicación comercial: forma parte del servicio.
Recordatorios por WhatsApp: qué es legal
Consentimiento informado
Conformidad libre del paciente con un tratamiento después de recibir la información adecuada. Por regla general es verbal; debe ser por escrito en procedimientos invasivos o con riesgos notorios (artículo 8 de la Ley 41/2002).
Consentimiento informado en fisioterapia · Consentimientos con firma digital
Contrato de encargo del tratamiento
Contrato obligatorio entre la clínica y cada proveedor que trata datos de pacientes por su cuenta. Fija para qué puede usarlos y con qué medidas de seguridad (artículo 28 del RGPD).
Contrato de encargo de FisioNube
Delegado de protección de datos (DPD)
Persona que asesora y supervisa el cumplimiento de la normativa de protección de datos. La ley lo exige a los centros sanitarios obligados a mantener historias clínicas, salvo a los profesionales que ejercen a título individual (artículo 34 de la LOPDGDD).
Derecho de acceso
Derecho del paciente a consultar su historia clínica y obtener copia. No alcanza a los datos de terceros ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales (artículo 18 de la Ley 41/2002).
El plazo general para responder es de un mes.
Encargado del tratamiento
Quien trata datos personales por cuenta de otro. El programa de gestión, la gestoría o el servicio de mensajería son encargados de la clínica.
Evaluación de impacto (EIPD)
Análisis previo de los riesgos de un tratamiento de datos para las personas, obligatorio cuando el riesgo es alto, como puede ocurrir con datos de salud a gran escala (artículo 35 del RGPD).
Historia clínica
Conjunto de documentos con la información asistencial de un paciente: valoraciones, tratamientos, evolución, informes y consentimientos. Todo profesional sanitario está obligado a llevarla (Ley 41/2002).
Historia clínica: contenido, conservación y RGPD · Historia clínica única
LOPDGDD
Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Adapta y completa el RGPD en España.
Plazo de conservación
Tiempo mínimo durante el que hay que guardar la historia clínica: cinco años desde el alta de cada proceso, según la Ley 41/2002. Algunas comunidades autónomas lo amplían.
Plazos de conservación por comunidad
Registro de accesos
Anotación de quién ha abierto qué historia clínica y cuándo. Permite detectar consultas indebidas y demostrar que la clínica controla el acceso.
Responsable del tratamiento
Quien decide para qué y cómo se tratan los datos personales. En una clínica, la propia clínica o el fisioterapeuta titular.
RGPD
Reglamento General de Protección de Datos, Reglamento (UE) 2016/679. La norma europea que regula el tratamiento de datos personales.
RGPD sanitario en FisioNube
Verificación en dos pasos
Entrar con la contraseña y, además, con un código temporal que genera una aplicación en el móvil. Aunque alguien robe la contraseña, no puede entrar.

Números del negocio

Canal de captación
Vía por la que un paciente conoce la clínica: recomendación, buscador, redes, mutua, un médico que deriva. Apuntarlo permite saber qué canales traen a los pacientes que más vuelven.
Cohorte
Grupo de pacientes que empezaron en el mismo periodo, por ejemplo todos los que hicieron su primera visita en marzo. Seguir cada cohorte en el tiempo muestra cuántos siguen viniendo.
Coste fijo y coste variable
Fijo es lo que la clínica paga igual atienda a muchos pacientes o a pocos: alquiler, sueldos, cuotas. Variable es lo que solo se gasta cuando hay sesión: material, comisiones de cobro.
Ingreso pendiente de consumir
Dinero ya cobrado por sesiones de bono que el paciente todavía no ha recibido. Está en la caja, pero la clínica aún debe ese servicio.
KPI
Indicador clave de rendimiento: un número que resume cómo va una parte del negocio, como la facturación, la ocupación o la tasa de ausencias.
KPIs de una clínica de fisioterapia · KPIs de negocio en FisioNube
Margen por sesión
Lo que deja cada sesión después de descontar su coste variable. Es lo que va pagando los costes fijos y, cubiertos estos, el beneficio.
Ocupación
Parte de las horas de agenda disponibles que se llena con sesiones realizadas. Se calcula dividiendo las sesiones hechas entre las que caben.
Calculadora de ocupación y punto de equilibrio
Precio medio por sesión
Ingresos de un periodo divididos entre las sesiones realizadas. Es más bajo que la tarifa cuando hay bonos con descuento, mutuas o promociones.
Calculadora del precio por sesión
Previsión de facturación
Estimación de lo que la clínica facturará en las próximas semanas, a partir de las citas ya reservadas y del histórico.
Punto de equilibrio
Número de sesiones a partir del cual los ingresos cubren todos los costes. Se obtiene dividiendo los costes fijos entre el margen por sesión.
Calculadora de ocupación y punto de equilibrio
Retención de pacientes
Parte de los pacientes que vuelven después de su primera visita o de terminar un tratamiento. Una retención baja obliga a captar pacientes nuevos sin parar.
Tasa de ausencias
Citas a las que el paciente no acudió sin avisar, divididas entre las citas programadas, en porcentaje.
Calculadora del coste de las ausencias
Valor de vida del paciente
Lo que un paciente factura a la clínica, de media, a lo largo de toda su relación con ella. Sirve para decidir cuánto merece la pena gastar en captar uno nuevo.

Investigación

Cribado por pares
Dos revisores deciden por separado y sin ver el voto del otro si cada referencia cumple los criterios. Si no coinciden, una tercera persona resuelve el conflicto.
Reduce los errores y los sesgos de un solo revisor. El acuerdo entre ambos se mide con el kappa de Cohen.
Datos seudonimizados
Datos en los que el nombre se sustituye por un código y la relación entre ambos se guarda aparte. Siguen siendo datos personales; los anonimizados, en cambio, ya no permiten identificar a nadie.
Diagrama PRISMA
Diagrama de flujo que muestra cuántos registros se identificaron, cuántos se quitaron por duplicados o se excluyeron en cada fase, con los motivos, y cuántos estudios se incluyeron en una revisión. La versión vigente es PRISMA 2020.
Ensayo clínico aleatorizado
Estudio en el que el azar decide qué tratamiento recibe cada participante, de modo que los grupos solo se diferencian en la intervención que se compara.
Investigar desde la consulta
Escala PEDro
Escala de once criterios para valorar la calidad metodológica de los ensayos clínicos en fisioterapia. Puntúa de 0 a 10: el primer criterio no suma.
La mantiene la base de datos PEDro, especializada en fisioterapia basada en la evidencia.
Kappa de Cohen
Medida del acuerdo entre dos evaluadores que descuenta el acuerdo que se daría por azar. Va de −1 a 1: por encima de 0,6 se considera un acuerdo sustancial.
Revisión sistemática
Resumen de todo lo publicado sobre una pregunta concreta, hecho con un método explícito y reproducible: búsqueda en varias bases de datos, cribado por dos revisores, extracción de datos y evaluación del riesgo de sesgo.
Si además combina numéricamente los resultados de los estudios, incluye un metaanálisis. La revisión de alcance (scoping review) describe qué se ha estudiado sin valorar la calidad de cada estudio.
Revisiones en FisioNube
Riesgo de sesgo
Valoración de hasta qué punto el diseño o la ejecución de un estudio pueden haber distorsionado sus resultados. Se juzga por dominios con herramientas como RoB 2 (ensayos aleatorizados) o ROBINS-I (estudios no aleatorizados).

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