FisioNubeLos 12 KPIs que una clínica de fisioterapia debería mirar cada mes
Los indicadores para gestionar una clínica de fisioterapia: ocupación, ausencias, ticket medio, retención y facturación por fisioterapeuta, con sus fórmulas.
Equipo de FisioNube · · 5 min de lectura
Muchos propietarios de clínicas saben cuánto facturaron el mes pasado y poco más. Es un dato importante, pero llega tarde: cuando la facturación baja, las causas (agenda con huecos, pacientes que no vuelven, un canal que deja de traer gente) llevan semanas ahí.
Estos doce indicadores permiten ver esas causas a tiempo. Están agrupados por la pregunta que responden.
¿Se llena la agenda?
1. Ocupación
Qué mide: qué parte de las horas disponibles se convierte en citas.
Fórmula: horas de cita / horas de agenda disponibles × 100.
Mírala por profesional y por franja horaria. Una ocupación global aceptable puede esconder mañanas vacías y tardes saturadas. Ese desglose es el que te dice si contratar, cambiar horarios o promocionar las franjas flojas.
2. Tasa de ausencias
Qué mide: las citas a las que el paciente no se presentó sin avisar.
Fórmula: ausencias / citas programadas × 100.
Cada punto es facturación perdida que no se recupera. Es el indicador con las soluciones más baratas: lo explicamos en cómo reducir las ausencias.
3. Cancelaciones tardías
Qué mide: las citas canceladas con poca antelación (por ejemplo, menos de 24 horas).
Fórmula: cancelaciones tardías / citas programadas × 100.
A efectos de agenda son casi lo mismo que una ausencia. Mídelas aparte, porque se reducen con otras medidas: lista de espera y confirmación anticipada.
¿Cuánto se factura?
4. Facturación y cobros
Qué mide: lo emitido en facturas y lo realmente cobrado en el periodo.
Son dos cifras distintas. La diferencia es lo pendiente de cobro: si trabajas con mutuas o aseguradoras, vigílala.
5. Ticket medio por sesión
Fórmula: facturación por servicios / número de sesiones atendidas.
Baja cuando hay muchos descuentos, bonos muy rebajados o peso creciente de mutuas. Si sube la actividad y no la facturación, la explicación suele estar aquí.
6. Facturación por fisioterapeuta
Qué mide: cuánto genera cada profesional, y cuánto por hora de agenda.
No sirve para hacer clasificaciones, sino para entender diferencias: alguien con menos facturación puede tener peor horario, más primeras visitas o más pacientes de mutua.
7. Facturación por servicio
Qué mide: qué servicios sostienen la clínica.
Cruza facturación con tiempo dedicado. Un servicio que ocupa mucha agenda y factura poco merece una revisión de precio o de duración.
¿Vuelven los pacientes?
8. Pacientes nuevos
Qué mide: cuántas personas vienen por primera vez cada mes.
Es el termómetro de la captación. Compáralo siempre con el mismo mes del año anterior: la fisioterapia tiene estacionalidad.
9. Retención
Qué mide: cuántos pacientes siguen viniendo pasado un tiempo.
Es el indicador más importante a largo plazo y el más difícil de calcular a mano. La forma correcta es por cohortes: de los pacientes que empezaron en enero, cuántos vinieron en febrero, en abril, en julio.
Una retención baja en el primer mes señala un problema en las primeras visitas: expectativas, plan de tratamiento o experiencia en la clínica.
10. Sesiones por paciente
Fórmula: sesiones atendidas / pacientes distintos atendidos.
Indica la adherencia al tratamiento. Si un plan típico son ocho sesiones y la media es tres, los pacientes están abandonando antes de terminar.
11. Pacientes perdidos y recuperados
Qué mide: cuántos pacientes llevan más de un tiempo sin venir (por ejemplo, 90 días) y cuántos de ellos vuelven.
Es la base de cualquier acción de recuperación. Un paciente que ya te conoce es mucho más fácil de recuperar que uno nuevo de captar.
¿De dónde vienen?
12. Origen de los pacientes y su valor
Qué mide: por qué canal llegó cada paciente (recomendación, buscador, redes, mutua, médico) y cuánto ha facturado cada canal.
Para medirlo hay que preguntar y anotar el origen en la primera visita. Cruzado con la facturación, dice dónde merece la pena invertir tiempo o dinero. El canal que trae más pacientes no siempre es el que trae los mejores.
Cómo leerlos
Compara siempre. Un número aislado no dice nada. Tres comparaciones útiles:
- Con el mes anterior: tendencia inmediata.
- Con el mismo mes del año anterior: descuenta la estacionalidad.
- Entre profesionales o sedes: detecta diferencias.
Baja al detalle. Si las ausencias suben, hay que poder ver qué citas, de qué pacientes y con qué fisioterapeuta. Un indicador sin detalle no permite actuar.
Pocos y constantes. Es mejor revisar seis indicadores todos los meses que veinte de vez en cuando.
Una rutina de 20 minutos al mes
- Agenda: ocupación por franja, ausencias y cancelaciones tardías.
- Dinero: facturación, cobros pendientes y ticket medio.
- Pacientes: nuevos, retención de las últimas cohortes y perdidos.
- Una decisión: elige una sola cosa que cambiar el mes siguiente y comprueba después si ha funcionado.
Tabla resumen
| Indicador | Fórmula | Frecuencia |
|---|---|---|
| Ocupación | Horas de cita / horas disponibles | Semanal y mensual |
| Tasa de ausencias | Ausencias / citas programadas | Mensual |
| Cancelaciones tardías | Cancelaciones con poca antelación / citas programadas | Mensual |
| Facturación y cobros | Facturado y cobrado en el periodo | Mensual |
| Ticket medio | Facturación de servicios / sesiones | Mensual |
| Facturación por fisioterapeuta | Facturación de cada profesional | Mensual |
| Facturación por servicio | Facturación de cada servicio | Trimestral |
| Pacientes nuevos | Primeras visitas del periodo | Mensual |
| Retención | Pacientes de una cohorte que siguen viniendo | Trimestral |
| Sesiones por paciente | Sesiones / pacientes distintos | Trimestral |
| Perdidos y recuperados | Pacientes sin venir desde hace N días, y los que vuelven | Mensual |
| Origen y valor | Facturación por canal de captación | Trimestral |
Cómo los ves en FisioNube
El panel de KPIs de FisioNube calcula estos indicadores a partir de la agenda y la facturación, sin exportar nada: facturación y cobros, ocupación por fisioterapeuta, box y franja, ausencias, pacientes nuevos, recurrentes, recuperados y perdidos, retención por cohortes, ranking de profesionales y servicios, y origen de los pacientes. Cada cifra se compara con el periodo anterior y con el año anterior, y se abre hasta la cita, la factura o el paciente. El plan Pro añade la previsión de facturación y la predicción de ausencias.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es una buena ocupación en una clínica de fisioterapia?
- No hay una cifra universal. Una ocupación muy alta de forma sostenida deja sin hueco a pacientes nuevos y a urgencias, y una baja indica horas pagadas sin facturar. Lo útil es medir la tuya por franjas horarias y por profesional para ver dónde sobra y dónde falta agenda.
- ¿Cómo se calcula la retención de pacientes?
- Toma los pacientes que vinieron por primera vez en un mes (una cohorte) y mira cuántos siguen viniendo uno, tres, seis y doce meses después. La retención por cohortes es más fiable que una media global porque no mezcla pacientes antiguos y nuevos.
- ¿Cada cuánto hay que revisar los indicadores?
- Una vez al mes, con el mes cerrado, es suficiente para casi todos. La ocupación de la semana siguiente y las citas con riesgo de ausencia sí conviene mirarlas cada semana, porque permiten actuar a tiempo.
- ¿Puedo sacar estos indicadores de una hoja de cálculo?
- Se puede, pero exige exportar citas y facturas cada mes y mantener las fórmulas. Los indicadores de retención por cohortes y de ocupación por franja son laboriosos a mano. Un programa de gestión que los calcule a partir de la agenda y la facturación ahorra ese trabajo.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de tu gestoría, tu asesoría jurídica o tu colegio profesional. La normativa cambia: comprueba siempre la versión vigente.
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