Facturar a mutuas en fisioterapia: tarifas, volantes y liquidación mensual sin perder sesiones

Trabajar con mutuas llena la agenda, pero tiene un coste que no se ve en la tarifa: el tiempo de recepción y las sesiones que nunca se cobran. Cada compañía paga un precio distinto por servicio, pide su volante o autorización, tiene su portal, su forma de presentar la factura y su plazo de pago. Y cada fallo se paga: una sesión sin autorización, una tarifa antigua o una sesión que se queda sin facturar es dinero perdido.

Esta guía resume cómo organizarlo para que no se escape nada.

Dónde se pierde el dinero

1. Sesiones sin autorización. El volante caducó, se gastaron las sesiones concedidas o nadie lo pidió. La mutua rechaza la sesión meses después, cuando ya es tarde para pedirlo.
2. Sesiones que nadie factura. Un paciente se atendió como privado por error, o se olvidó en la relación del mes.
3. Rechazos que se quedan ahí. La compañía descuenta una sesión y nadie la reclama ni se la cobra al paciente.
4. Tarifas desactualizadas. La mutua subió (o bajó) la tarifa y se siguen facturando las sesiones al precio anterior.

La ficha de cada compañía

Antes de facturar, cada mutua necesita sus datos completos:

• Tipo: seguro de salud, mutua laboral (accidentes de trabajo), accidente de tráfico u otra. Cambia cómo autorizan y qué piden.
• Código de proveedor que te asignó la compañía, porque suelen exigirlo en la factura.
• Tarifa por servicio, con la fecha desde la que vale. Así las sesiones antiguas conservan su precio y las nuevas usan el actual.
• Copago, si el paciente paga una parte, y el código de acto que usa la compañía.
• Plazo de pago habitual, para saber cuándo una factura está vencida.

Si una compañía no cubre un servicio (pilates o masaje, por ejemplo), esa sesión es privada aunque el paciente sea de mutua.

La autorización, antes de la cita

El volante o la autorización tiene un número, unas sesiones concedidas y una fecha de caducidad. La forma segura de llevarlo es que cada cita del paciente gaste una sesión, por orden de fecha, y que la agenda avise de las citas que se quedan fuera: las que superan las sesiones concedidas, las posteriores a la caducidad y las que no tienen ninguna.

El aviso tiene que llegar antes de la sesión, con margen para pedir una ampliación. Revisar las autorizaciones al facturar, un mes después, ya no sirve.

Las mutuas laborales suelen funcionar por expediente, sin un número cerrado de sesiones: basta con anotar el número de expediente en cada sesión.

La liquidación mensual

Una vez al mes, por cada compañía:

1. Lista las sesiones atendidas del mes anterior que aún no están en ninguna factura a esa mutua.
2. Revisa las que no tienen autorización: o la consigues o asumes que pueden rechazarla.
3. Emite una factura por compañía con una línea por sesión: fecha, paciente, número de póliza, autorización, código de acto y tarifa.
4. Prepara la relación de sesiones en Excel o CSV, que muchas compañías piden aparte o suben a su portal.

Los rechazos

Cuando la mutua no paga una sesión, la factura ya emitida no se toca: se hace una factura rectificativa que descuenta esa sesión, con el motivo. Después decides si reclamarla o cobrársela al paciente como privada, según por qué la rechazaron.

Qué vigilar de cada compañía

Cuatro cifras dicen si una mutua compensa:

• Precio medio por sesión frente a tu precio privado.
• Días que tarda en pagar frente a lo que dice su contrato.
• Lo que te debe y lo vencido.
• Porcentaje de sesiones rechazadas.

Una compañía que paga la mitad que un privado, tarda noventa días y rechaza un 5 % de las sesiones ocupa huecos que podrías dar a otros pacientes.

Cómo lo hace FisioNube

En FisioNube cada mutua tiene su ficha con tarifas fechadas, copago y código de proveedor. Las citas de sus pacientes se facturan a la mutua con el precio de esa fecha. Las autorizaciones llevan la cuenta de las sesiones gastadas y la caducidad, e Inicio avisa de las citas de los próximos 14 días que no tienen autorización. Cada mes, Facturación › Mutuas agrupa las sesiones pendientes por compañía, prepara la factura con una línea por sesión y descarga la relación. Los rechazos se marcan en la factura y generan la rectificativa. Está incluido en todos los planes, junto a lo que nos diferencia: la predicción de ausencias, la inteligencia clínica y la investigación clínica.