Software para clínicas de fisioterapia: qué debe tener y cómo elegirlo

Elegir el programa con el que va a trabajar tu clínica es una decisión que se toma una vez y se sufre o se disfruta durante años. Esta guía resume qué debe tener un software de gestión para una clínica de fisioterapia en España, qué es prescindible y cómo comparar opciones sin perderse en listas de funciones.

Lo imprescindible: cuatro bloques

1. Agenda que no estorbe

La agenda es la pantalla en la que el equipo pasa el día. Tiene que permitir, sin salir de ella:

• Ver el día por fisioterapeuta y por sala o box.
• Dar una cita en segundos y moverla arrastrando.
• Evitar solapes de profesional, de box y de paciente.
• Marcar asistencia, ausencia o cancelación con su motivo.
• Programar series (por ejemplo, 10 sesiones los martes y jueves).
• Funcionar bien en el móvil: el fisioterapeuta la consulta entre paciente y paciente.

2. Historia clínica de verdad

No basta con un campo de «notas». Una historia clínica útil ordena la información por episodios (el motivo por el que el paciente viene), permite notas por sesión con plantillas, guarda pruebas y mediciones para ver la evolución y adjunta documentos. Y cumple lo que exige la ley: quién accede queda registrado y recepción no tiene por qué ver el contenido clínico. Lo explicamos con detalle en historia clínica en fisioterapia: obligaciones y plazos.

3. Facturación con las reglas de aquí

Aquí es donde fallan muchos programas pensados para otros países. Una clínica española necesita:

• Series de facturación y numeración correlativa.
• Facturas simplificadas y facturas rectificativas.
• IVA exento para la asistencia sanitaria, con su mención legal, e IVA general para los productos que vendas.
• Bonos de sesiones bien resueltos: venta, consumo y facturación.
• Facturación a mutuas y aseguradoras, si trabajas con ellas.
• Registro de facturas preparado para VERI*FACTU.
• Exportación para tu gestoría.

4. Protección de datos de salud

Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD. El proveedor del programa actúa como encargado del tratamiento y debe firmar contigo un contrato de encargo. Comprueba dónde se alojan los datos, si hay verificación en dos pasos, si se registran los accesos a la historia clínica y cómo se atienden los derechos de los pacientes (acceso, rectificación, supresión).

Lo que marca la diferencia

Cumplido lo anterior, estas son las funciones que de verdad cambian el día a día:

• Recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS o correo, con confirmación en un clic. Son la medida más barata para reducir las ausencias.
• Consentimientos con firma digital, en la tablet o a distancia, guardados en la ficha. Ver consentimiento informado en fisioterapia.
• Indicadores de negocio: ocupación, retención, facturación por fisioterapeuta y por servicio. Sin ellos se gestiona a ojo. Ver los KPIs de una clínica de fisioterapia.
• Importación de pacientes desde Excel, para no empezar de cero.
• Idiomas: si trabajas en Cataluña, Galicia o el País Vasco, que el paciente reciba los avisos en su lengua.

Lo que suele sobrar

• Módulos hospitalarios (prescripción farmacológica, laboratorio, quirófano).
• Un «marketplace» de pacientes si lo que quieres es gestionar tu clínica, no depender de una plataforma para captar.
• Contabilidad oficial de partida doble: lo normal es que la lleve tu gestoría. Lo útil es exportarle bien los datos.

Cómo se cobra: por clínica o por profesional

Es la diferencia que más pesa en la factura mensual y la que menos se mira al comparar.

Modelo	Cómo funciona	A quién le conviene
Por profesional	Cada fisioterapeuta con agenda paga una licencia	Al profesional que trabaja solo
Por clínica	Un precio con un número de usuarios incluido	A las clínicas con dos o más profesionales y recepción
Por uso	Se paga por cita o por mensaje enviado	A quien tiene muy poca actividad

Pregunta también qué se cobra aparte: SMS y WhatsApp, almacenamiento, usuarios extra, alta, formación o migración.

15 preguntas para hacer antes de contratar

1. ¿El precio es por clínica o por profesional? ¿Qué se cobra aparte?
2. ¿Hay permanencia? ¿Cómo se cancela?
3. ¿Dónde se alojan los datos? ¿En la Unión Europea?
4. ¿Firmáis el contrato de encargo del tratamiento? ¿Qué subencargados usáis?
5. ¿Queda registrado quién abre cada historia clínica?
6. ¿Recepción puede trabajar sin ver las notas clínicas?
7. ¿Gestiona el IVA exento sanitario y el IVA de los productos en la misma factura?
8. ¿Hace facturas rectificativas y simplificadas? ¿Está preparado para VERI*FACTU?
9. ¿Cómo funcionan los bonos de sesiones?
10. ¿Los recordatorios por WhatsApp usan la API oficial de WhatsApp Business?
11. ¿Puedo importar mis pacientes desde Excel? ¿Me ayudáis con la migración?
12. ¿Puedo exportar todos mis datos cuando quiera, incluida la historia clínica?
13. ¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar? ¿Cuánto tiempo los conserváis?
14. ¿Hay verificación en dos pasos?
15. ¿En qué idioma y por qué canal es el soporte?

Cómo probar un programa en una tarde

Las demostraciones comerciales enseñan lo que funciona bien. Para saber si un programa te sirve, haz tú estas seis cosas durante la prueba gratuita:

1. Importa 20 pacientes desde una hoja de cálculo.
2. Crea una serie de 10 citas y mueve una de ellas.
3. Vende un bono de 10 sesiones, consume dos y factura el bono.
4. Emite una factura, cóbrala a medias y haz una rectificativa.
5. Programa un recordatorio por WhatsApp y confírmalo desde tu propio móvil.
6. Prepara un consentimiento y fírmalo en una tablet.

Si las seis salen sin llamar a soporte, el programa pasa el corte.

Errores frecuentes al elegir

• Decidir por la lista de funciones. Lo que importa es cuánto se tarda en lo de todos los días.
• No preguntar por la salida. Asegúrate de poder llevarte los datos antes de meterlos.
• Olvidar la parte fiscal. Un programa bonito que no factura como exige la normativa española te obligará a llevar la facturación aparte.
• No implicar a recepción. Quien da las citas y cobra debe probarlo también.

Dónde encaja FisioNube

FisioNube está hecho para clínicas de fisioterapia en España: agenda por fisioterapeuta y box, historia clínica única, recordatorios, facturación española, consentimientos con firma y KPIs, con precio por clínica desde 29 euros al mes, datos en la Unión Europea y aplicación en castellano y catalán. Tiene 14 días de prueba sin tarjeta: es la forma más honesta de comprobar si es lo que buscas.